Một cách rất vô tình, mình được biết đến một cuốn sách dạy làm sếp dù không hề nổi tiếng, khá mỏng và rẻ nhưng nội dung cực chất, đơn giản mà vô cùng thiết thực. Lúc đọc, mình gạch chân, tô màu gần hết cả cuốn, nghĩa là câu nào chữ nào cũng ý nghĩa hết, tác giả viết không thừa, không lan man dài dòng vô nghĩa. Mình cực kỳ thích phong cách viết của tác giả: thẳng thừng, thẳng thắn, đi thẳng vào vấn đề. Mà đặc biệt, cuốn này giúp mình thay đổi rất nhiều về tư duy làm quản trị. Đó là cuốn sách mang tên "Để Trở Thành Vị Sếp Tuyệt Vời".
Mình rất ngạc nhiên tại sao một cuốn sách hay kinh khủng khiếp như thế này lại không được nổi tiếng và lan truyền rộng rãi. Điều làm nên sự khác biệt giữa cuốn sách này với các cuốn sách về nghệ thuật lãnh đạo/quản lý khác đó là tính ứng dụng thực tế và ảnh hưởng tức thời của nó. Cuốn sách không trình bày lý thuyết nào cả. Thay vào đó, nó giúp bạn thay đổi tư duy quan trọng, vạch ra cho bạn một kế hoạch để giúp bạn trở thành một vị sếp tuyệt vời. Cuốn sách đã được thử nghiệm và chứng minh bởi hàng nghìn lãnh đạo và quản lý, những người đạt được kết quả và tầm ảnh hưởng không có gì phải bàn cãi.
Nếu bạn làm lãnh đạo hoặc quản lý của mọi người và bạn muốn trở thành một vị sếp tuyệt vời thì đây là cuốn sách dành cho bạn. Bạn chỉ cần có cái nhìn cởi mở và cam kết sẽ trở nên vĩ đại. Cuốn sách sẽ cung cấp các công cụ để bạn đạt được điều đó. Tin mình đi, cuốn sách và video này sẽ không thể làm bạn thất vọng.
⭐⭐⭐
Mở đầu sách, tác giả giúp chúng ta định nghĩa từ "sếp".
Dù danh hiệu trên tấm danh thiếp của bạn là gì, là giám sát, quản lý, giám đốc, trưởng phòng, chủ tịch, CEO, thì những người báo cáo lên bạn cũng đều gọi bạn là sếp. Sếp là một người phụ trách, dẫn dắt và quản lý con người. Bất cứ khi nào bạn thấy hoài nghi, hãy quay lại định nghĩa này.
Định nghĩa này giúp mình thay đổi tư tưởng. Trước đây, mình đã được biết đến việc phân biệt rạch ròi giữa Quản lý và Lãnh đạo. Lãnh đạo và Quản lý rất khác nhau. Lãnh đạo liên quan đến tầm nhìn, chiến lược, nghĩa là định hướng cho mọi người biết nên đi đâu; còn Quản lý liên quan đến việc thực thi, hành động và giám sát quá trình hành động để tới được nơi đó. Mình luôn nói là mình chỉ giỏi việc quản lý thôi, mình có thể làm tốt các báo cáo, số liệu, có thể để ý từng chi tiết nhỏ và đảm bảo quá trình vận hành diễn ra trơn tru, nhưng nếu bảo mình hãy lên chiến lược, nghĩ ý tưởng, lập kế hoạch 6 tháng - 1 năm thì thôi thôi cho xin đi, mình không làm được. Với suy nghĩ đó, mình đã tự giới hạn bản thân. Khi hiểu được khái niệm sếp trong cuốn sách này, mình tự tin vào bản thân hơn, rồi cố gắng nhìn vào điểm yếu để tìm cách khắc phục thay vì hoàn toàn gạt bỏ nó, vì thực tâm, mình muốn trở thành một vị sếp tuyệt vời.
Chương 1. Hãy là một vị sếp tuyệt vời
Bạn nên tập trung nỗ lực vào việc cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc, thay vì tập trung vào số giờ họ làm việc.
Nhân viên là lợi thế cạnh tranh số một của bạn, là yếu tố khác biệt duy nhất bạn có.
Càng có nhiều nhân viên xuất sắc xung quanh, bạn càng thu hút được nhiều người xuất sắc vào tổ chức của mình. Những cá nhân xuất sắc này sẽ giải phóng cho bạn khỏi những công việc lặt vặt hàng ngày, giúp bạn tập trung được tối đa vào công việc kinh doanh và sống một cuộc sống thỏa mãn hơn.
Một bản điều tra của công ty nghiên cứu thị trường Harris Poll vào năm 2015 tiết lộ:
- 39% nhân viên không biết các mục tiêu lớn nhỏ của công ty là gì.
- 47% chẳng biết gì về tình trạng hoạt động của công ty
- 44% không biết họ có vai trò như thế nào trong việc giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu đó.
- Chỉ có 1/3 số nhân viên của bạn là thực sự đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Nếu tất cả mọi người đều năng nổ trong công việc, kết quả bạn đạt được sẽ thế nào?
Nhân viên có quan trọng đối với bạn không? Bạn có coi họ là lợi thế cạnh tranh số một không? Bạn có hứng thú với việc xây dựng một nhóm toàn những nhân viên vô cùng nhiệt tình và phát huy được tối đa khả năng của họ hay không? Nếu có thì hãy sẵn sàng trả lời câu hỏi trong tiêu đề của chương tiếp theo.
Chương 2. Bạn có những phẩm chất cần thiết để thành công hay không?
Để hoàn thành vai trò một vị sếp, bạn phải:
1. Hiểu nó - hiểu biết kỹ lưỡng về công việc từ trong ra ngoài, có trực giác và kiến thức về bản chất công việc, nó hoạt động ra sao và thực hiện nó như thế nào.
2. Muốn nó - thực lòng khao khát vai trò đó, khát khao làm một vị sếp giỏi. Bạn có "lửa trong lòng" để trải nghiệm những thách thức và gánh nặng của một vị sếp tuyệt vời hay chưa? Những hành động của bạn có cho người khác thấy bạn thực sự muốn có nó hay không?
3. Có khả năng đảm nhận nó - sở hữu khả năng về cảm xúc, trí tuệ, thể chất và thời gian để làm công việc đó.
- Khả năng cảm xúc: đặt mình vào hoàn cảnh người khác, cởi mở và chân thành với chính mình và với mọi người, thành thật và kết nối với người khác, tự tin một cách khiêm tốn, nhận thức đủ về bản thân.
- Khả năng trí tuệ: tư duy phản biện, xác định thứ tự ưu tiên và lên kế hoạch, khả năng khái niệm hóa, trù hoạch và hệ thống hóa cách làm việc tốt nhất.
- Khả năng thể chất: sức chịu đựng, năng lượng, lòng kiên trì, sẵn sàng chịu cực khổ nếu cần.
- Khả năng về thời gian: kỷ luật để sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
Tổ chức/phòng ban sẽ bị tổn hại khi một vị sếp thiếu bất cứ điều gì trong 4 khả năng trên.
Để làm một vị sếp tuyệt vời, bạn phải sở hữu cả 4 loại khả năng trên. Nếu không, bạn cần suy nghĩ kỹ lưỡng về bản thân để nhận ra bạn cần sửa chữa điều gì. Phải cam kết nỗ lực để phát triển khả năng mà bạn chưa sở hữu.
Nếu sau khi đọc xong chương này, bạn nhận ra rằng bạn không hiểu nó, muốn nó, hoặc không có khả năng đảm nhận vị trí sếp thì hãy vì bản thân mà bước xuống. Làm việc gì đó thực sự đem lại cảm hứng cho bạn. Cuộc sống này quá ngắn ngủi nên đừng dùng nó để làm một việc khiến bạn khổ sở, cảm giác không toại nguyện và bất lực.
Nếu bạn nhận ra mình vẫn chưa phải là một người sếp tuyệt vời, nhưng bạn đã sẵn sàng, tự nguyện và có khả năng trở thành người như vậy thì bạn vẫn còn hy vọng. Chương tiếp theo sẽ cung cấp cho bạn một công cụ mãnh mẽ giúp bạn vươn tới vị trí đó.
Chương 3. Ủy quyền và Nâng cấp.
Chương này sẽ cho bạn một công cụ quản lý thời gian tân tiến nhất - Ủy quyền và Nâng cấp.
Bài tập Ủy quyền và Nâng cấp:
- Bước 1: Lên danh sách tất cả hoạt động liên quan đến công việc bạn làm trong một ngày, một tuần và một tháng.
- Bước 2: So sánh danh sách các hoạt động bạn viết ra với mẫu danh sách các hoạt động của sếp như hình:
- Bước 3: Đặt mỗi hoạt động vào một trong bốn góc phần tư của biểu đồ.
- Bước 4: Kiểm tra xem bạn đặt những hoạt động liên quan đến sếp và giải quyết các báo cáo trực tiếp ở nơi nào? Ít nhất 80% các hoạt động công việc đó phải nằm trong 2 góc phần tư phía trên.
- Bước 5: Nếu bạn không thể hoàn thành tất cả các hoạt động liên quan đến công việc mà bạn liệt kê trong khoảng thời gian bạn có thì bạn đang gặp vấn đề về thời gian. Bạn cần Ủy quyền và Nâng cấp các hoạt động trong 2 góc phần tư phía dưới.
Hoàn thành bài tập Ủy quyền và Nâng cấp, bạn sẽ:
- Khám phá ra bạn có thực sự muốn làm các hoạt động mà một vị sếp phải làm hay không.
- Xác định các hoạt động phải làm trong một tuần/tháng.
- Khám phá ra hoạt động nào tiếp thêm năng lượng cho bạn và hoạt động nào bạn nên ủy thác.
- Để trở thành một vị sếp tuyệt vời, bạn cần có đủ thời gian. Công cụ này sẽ đặt những kỹ năng của bạn vào bức tranh toàn cảnh để bạn có thể tập trung năng lượng hay thời gian vào những điểm mạnh của mình.
Hãy so sánh các hoạt động được in đậm và không in đậm trong danh sách.
- Nếu bạn là người yêu thích và rất giỏi xử lý các việc in đậm (các kỹ năng liên quan đến con người) những vẫn chưa làm được những việc không in đậm một cách thuần thục (các kỹ năng kỹ thuật) thì có thể bạn là một người vô cùng thân thiện. Tuy nhiên, chỉ những kỹ năng không thôi thì không đủ để làm nên một người sếp tuyệt vời.
- Nếu bạn yêu thích và rất giỏi làm các công việc không im đậm (các kỹ năng kỹ thuật) nhưng lại sợ làm những việc in đậm (các kỹ năng liên quan đến con người) thì có thể bạn có chuyên môn kỹ thuật và quản lý công việc rất tốt, chỉ là không giỏi quản lý con người. Chỉ riêng các kỹ năng kỹ thuật cũng không đủ để khiến bạn trở thành sếp tốt.
Sếp tốt không phải tự nhiên sinh ra, họ phát triển mà thành. Nếu bạn sẵn sàng phát triển các kỹ năng để trở thành một vị sếp tuyệt vời và ủy thác các công việc còn lại thì bạn vẫn còn hy vọng. Nếu không, đừng lừa gạt bản thân. Bạn sẽ tiếp tục vùng vẫy trong khó khăn để làm tròn vai trò một vị sếp, và bạn sẽ tiếp tục làm chính bản thân và những người bạn dẫn dắt thất vọng.
Sử dụng quỹ thời gian:
Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất. Bạn nên dành thời gian của mình vào những vấn đề quan trọng nhất trong phòng ban của bạn.
Giả sử bạn làm việc 50 giờ một tuần, đó là 100% quỹ thời gian bạn dành cho công việc.
Những người dành tới 120% quỹ thời gian cho công việc thường sẽ thất bại. Bạn sẽ không thể làm sếp hiệu quả cũng như hài lòng và thỏa mãn trong công việc nếu liên tục hoạt động vượt quá thời gian cho phép của mình. Bạn sẽ quá tải, kiệt sức, hoặc gặp phải những vấn đề trầm trọng về sức khỏe, trong đó có cả tinh thần!
Lý tưởng mà nói, bạn nên ủy quyền một số hoạt động để giảm công suất xuống 90% ➡ Giúp bạn chủ động dành sẵn thời gian chuẩn bị cho sự phát triển, cho bạn thời gian giải quyết các vấn đề cấp bách mà bạn không lường trước được.
Bằng cách ủy quyền các hoạt động ở 2 góc phần tư bên dưới, bạn đang trao một đặc ân lớn cho chính bạn và nhóm của bạn:
- Đối với bạn: Bạn nâng cấp chính mình để làm những việc bạn yêu thích và làm tốt ➡ nâng cao giá trị của bản thân đối với tổ chức. Bạn hạnh phúc hơn, tràn đầy năng lượng hơn.
- Đối với nhóm của bạn: Bạn có nhiều thời gian hơn dành cho nhóm của mình, họ cảm thấy được trân trọng.
- Bạn cho họ nhiều trách nhiệm và quyền tự chủ hơn. Và trên hết, người của bạn có thể giỏi hơn bạn trong những việc mà bạn ủy quyền cho họ. Ví dụ, trước đây mình mất một tiếng để làm slide cho buổi họp cuối tuần, mình quyết định ủy thác cho một bạn trẻ trong team, kết quả là team mình đã có một buổi họp với slide thuyết trình vô cùng tươi trẻ, đỡ nhàm chán sau một thời gian dài nhìn cái slide có phong cách già cỗi của mình :)))
Việc ủy quyền không hề dễ. Rất nhiều vị sếp không thể ủy quyền, họ ngại buông bỏ, và họ luôn tự tay làm những công việc mà họ đã thuê người khác làm. Điều này khiến một số nhân viên của họ lúng túng, trong khi tạo điều kiện cho những khác trốn tránh trách nhiệm. Hậu quả trầm trọng nhất là vị sếp đó sẽ mất năng suất và mất khả năng tập trung vào những hoạt động thực sự quan trọng cho tổ chức. Mình đã từng làm việc với một vị sếp như vậy. Dù là CEO nhưng người đó luôn nhúng tay vào tất cả mọi hoạt động của các phòng ban, từ xây dựng app, quản lý kho bãi, nhập hàng, đến quản lý tài chính, marketing, chăm sóc khách hàng,... tất tật những việc vô cùng nhỏ bé. Do vậy, người đó gây cảm giác vừa áp lực vừa vô cùng khó chịu cho nhân viên, và nghiêm trọng nhất là vị CEO đấy không có thời gian để thực sự điều hành công ty (suy nghĩ chiến lược, gọi vốn, ra quyết định, cải thiện kỹ năng quản trị,...)
Lý do phổ biến nhất mà các sếp đưa ra để từ chối ủy quyền:
- Chính vì giỏi làm những việc đó mà tôi mới được thăng chức.
- Tôi chẳng có ai để ủy quyền cả.
- Tôi mất quá nhiều thời gian để huấn luyện ai đó.
- Tôi thấy thà tự làm còn nhanh và dễ hơn.
- Tôi sẽ không bắt ai phải làm việc gì mà bản thân tôi không tự làm.
- Không ai làm việc đó giỏi bằng tôi.
- Quá phức tạp để giải thích công việc cho họ.
- Tôi mất quá nhiều thời gian sửa lỗi cho họ.
Đây là những "rác tư duy cá nhân". Cuốn sách này sẽ giúp bạn vượt qua rất nhiều rác tư duy cá nhân, nhưng bạn phải vượt qua nó, nếu không bạn sẽ bị trì đọng hoặc bị một vị sếp tuyệt vời thay thế.
Nhân viên cần được biết rằng bạn tin họ có thể làm những việc mà bạn ủy quyền. Bạn có sẵn sàng từ bỏ những công việc mà bạn đã làm thuần thục nhưng không tối ưu hóa thời gian của bạn?
Chương 4. Tập hợp những người xuất sắc quanh bạn
Là sếp, bạn có cơ hội và trách nhiệm lựa chọn những người mà bạn muốn cho vào nhóm của mình. Ngay cả khi bạn mới được thăng chức hoặc bạn mới được tuyển vào và được "thừa kế" một vài nhân viên trực tiếp, bạn phải quyết định xem bạn có muốn họ ở trong nhóm của mình hay không.
Những vị sếp tuyệt vời dành thời gian để đánh giá nhóm của họ.
Bước đầu tiên để tập hợp các cá nhân xuất sắc xung quanh bạn: đi tìm định nghĩa của từ xuất sắc.
Định nghĩa về xuất sắc sẽ khác nhau ở mỗi tổ chức. Đây là một định nghĩa đơn giản: "Cá nhân xuất sắc" là Người Phù Hợp ngồi vào Vị Trí Phù Hợp.
Định nghĩa "Người Phù Hợp": Người Phù Hợp là người chia sẻ cùng các giá trị cốt lõi với công ty. Giá trị cốt lõi quyết định văn hóa của công ty, làm nên linh hồn của tổ chức. Giá trị cốt lõi dẫn dắt tổ chức đi qua "những giờ phút quyết định" khi chúng được thử thách. Những người phù hợp với văn hóa biết phải làm gì bởi họ có thể cảm nhận được tại sao nó lại quan trọng. Ngược lại, những người không phù hợp với văn hóa tổ chức cảm thấy họ đứng ngoài lề. Giá trị cốt lõi nghe có vẻ rất hay, nhưng không mấy người trong tổ chức tin tưởng và sống dựa trên chúng. Thay đổi giá trị cốt lõi của ai đó là điều không thể, hoặc là họ có chúng, hoặc là không.
Sau khi bạn đã có được giá trị cốt lõi của tổ chức, hãy dùng Bảng Phân Tích Con Người để quyết định liệu ai đó có phải Người Phù Hợp cho tổ chức của bạn hay không.
Hãy đánh giá các nhân viên dựa trên việc họ tuân theo/không tuân theo các giá trị cốt lõi như thế nào. Hãy đánh giá dựa trên quan sát của cá nhân bạn về hành vi của họ. Ngoài ra, hãy cân nhắc phản hồi từ những người đồng cấp.
- Một dấu (+) nghĩa là họ luôn tuân theo các giá trị cốt lõi.
- Một dấu (+/-) nghĩa là họ "lúc tuân theo, lúc không tuân theo" các giá trị cốt lõi.
- Một dấu (-) nghĩa là họ hầu như không tuân theo các giá trị cốt lõi.
Định nghĩa "Vị Trí Phù Hợp":
Để định nghĩa một vị trí, hãy kể ra 5 Vai trò và Trách nhiệm chính, qua đó tóm tắt đầy đủ trách nhiệm cũng như mô tả công việc của vị trí đó. Tiếp theo, cho vị trí đó một cái tên. Tiếp theo, xác định các vị trí do bạn quản lý trực tiếp và có vai trò quan trọng đối với chức năng và sự phát triển của phòng ban/tổ chức. Phải minh bạch với mỗi nhân viên trực tiếp về việc họ nên tập trung hoạt động vào đâu và các trách nhiệm quan trọng nhất của họ là gì.
Giờ là lúc bạn đánh giá xem người của mình đã ngồi đúng vị trí hay chưa. Họ có hiểu nó, muốn nó và có khả năng làm công việc đó hay không? (gọi tắt là HMK). Bạn hãy trả lời CÓ hoặc KHÔNG cho mỗi H, M, K. Không chấp nhận câu trả lời "có thể".
Mức Tiêu Chuẩn
Để hoàn thành Bảng Phân Tích Con Người, đầu tiên bạn phải thiết lập một mức tiêu chuẩn.
Gợi ý, đối với một tổ chức với 5 giá trị cốt lõi thì đặt ra mức tiêu chuẩn là: 3 dấu (+), 2 dấu (+/-), không có dấu trừ nào trong bảng đánh giá. Tiêu chuẩn cho đánh giá HMK phải là CÓ 100%.
Bất cứ ai đạt trên/bằng mức tiêu chuẩn là Người Phù Hợp và được đặt Đúng Vị Trí. Như trong bảng này là Diane.
Tóm lại, Cá nhân xuất sắc là những Người Phù Hợp ở vào Vị Trí Phù Hợp:
- Người Phù Hợp nằm ngang bằng/trên mức tiêu chuẩn của giá trị cốt lõi.
- Vị Trí Phù Hợp nghĩa là họ nhận được 3 CÓ cho H, M, K.
- Bảng Phân Tích Con Người là công cụ dùng để xác định cả Người Phù Hợp và Vị Trí Phù Hợp.
Khi lựa chọn một ứng viên gia nhập vào nhóm của mình, kết quả đánh giá con người của họ phải ít nhất trông như biểu đồ này:
Chương 5. Lãnh đạo, Quản lý và Chịu trách nhiệm giải trình.
Trước khi đến với trọng tâm những việc bạn phải làm để trở thành một vị sếp tuyệt vời, bạn cần chấp nhận BỐN SỰ THẬT sau, bởi vì nếu không, tất cả những gì bạn đọc sau nữa sẽ chẳng có ý nghĩa gì cả.
- Sự thật 1: Làm một vị sếp tuyệt vời có thể rất đơn giản. Nếu bạn kiên định thực hiện 5 việc trong vai trò lãnh đạo và 5 việc trong vai trò quản lý, bạn sẽ là một vị sếp tuyệt vời.
- Sự thật 2: Bạn không cần phải thay đổi phong cách. Hãy là chính mình. Khi chân thực với bản thân, bạn đáng tin cậy hơn và sẽ xây dựng được lòng tin.
- Sự thật 3: Bạn phải thật lòng quan tâm đến nhân viên của mình. Người của bạn sẽ biết bạn có thực sự quan tâm đến họ hay không.
- Sự thật 4: Bạn phải muốn trở nên vĩ đại. Sẵn lòng đầu tư thời gian cần thiết vào việc liên tục cải thiện bản thân. Để doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn cũng phải phát triển.
Là sếp, bạn phải dành đầy đủ sự lãnh đạo và quản lý hiệu quả cho các nhân viên trực tiếp của mình, để nhân viên theo sát và hoàn thành công việc được giao và có trách nhiệm giải trình cao.
LÃNH ĐẠO + QUẢN LÝ = TRÁCH NHIỆM GIẢI TRÌNH
Để trở thành một vị sếp tuyệt vời, bạn phải liên tục làm 5 việc trong vai trò lãnh đạo và 5 việc trong vai trò quản lý. Tác giả gọi những việc này là "thông lệ" vì bạn phải thực hiện chúng lặp đi lặp lại để trở nên tuyệt vời.
Chương 6. Năm thông lệ trong Lãnh đạo
Thông lệ 1: Đưa ra chỉ dẫn rõ ràng. Chia sẻ một tầm nhìn thuyết phục. Việc này bao gồm truyền đạt sự minh bạch trong văn hóa, trọng tâm cốt lõi và các mục tiêu của bạn. Bạn vạch rõ bạn đang đi đâu và làm cách nào để đến đó.
- Giá trị cốt lõi - Văn hóa của công ty?
- Trọng tâm cốt lõi giải thích lý do tại sao bạn tồn tại và đâu là việc bạn làm tốt nhất?
- Mục tiêu 19 năm giúp tạo ra lối mở để khuyến khích và động viên tổ chức của bạn?
- Chiến lược Marketing giúp tìm ra khách hàng lý tưởng và thông điệp thu hút họ đến với bạn?
- Hình ảnh trong 3 năm tới? Hình ảnh của tổ chức trong một tương lai không xa?
- Kế hoạch 1 năm, trong đó xác lập rõ ràng các mục tiêu tài chính và 3-7 mục đích cần đạt được trong năm?
- Những việc lớn hàng quý.
- Các vấn đề, chướng ngại vật và giới hạn.
Sau khi chia sẻ tầm nhìn với người của bạn lần đầu, bạn nên tiếp tục chia sẻ nó với nhóm cứ 90 ngày một lần. Người của bạn phải nghe đi nghe lại về nó ít nhất 7 lần để thấm nhuần tư tưởng.
Thông lệ 2: Cung cấp các công cụ cần thiết, bao gồm: đào tạo, công nghệ, gia tăng nhân sự, thời gian và sự chú ý của bạn. Trong đó, nguồn lực quan trọng nhất là thời gian và sự chút ý của bạn.
Thông lệ 3: Buông sợi dây leo. Sau khi đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng và cung cấp các công cụ cần thiết cho nhóm của mình, bạn phải để họ tự vận hành và đừng cản đường họ. Rất nhiều lãnh đạo hoặc là không thể, hoặc là không muốn buông tay.
Trước khi bạn buông tay, chúng ta phải cùng thừa nhận một điều quan trọng: Bạn không thể buông tay cho đến khi bạn chắc chắn mình bố trí Đúng Người vào Đúng Chỗ. Bạn phải có các nhân viên trực tiếp mà bạn có thể tin tưởng, họ có các giá trị cốt lõi, hiểu nó, muốn nó, và có khả năng đảm nhận nó trước khi bạn buông bỏ.
Thông lệ 4: Hành động vì lợi ích chung lớn hơn. Bạn phải có những quyết định và làm gương cho mọi người vì lợi ích chung lớn hơn của công ty.
Thông lệ 5: Tạm nghỉ để thông tư tưởng. Thời gian tạm nghỉ để thông tư tưởng là khoảng thời gian bạn sắp xếp để rời xa văn phòng, thoát khỏi guồng quay hàng ngày của việc quản lý để suy nghĩ và cải thiện doanh nghiệp, phòng ban hay chính bản thân bạn. Nếu cứ quay cuồng trong những vụn vặt của công việc, bạn không thể nhìn xa hơn, bạn bắt đầu cảm thấy choáng ngợp và trở nên lỗ mãng với nhân viên.
Hãy sử dụng thời gian tạm nghỉ này một cách khôn khéo. Hãy dành thời gian thực sự nghỉ ngơi, hồi sức, sau đó suy nghĩ, nhìn lại, lên ý tưởng.
Chương 7. Năm thông lệ trong Quản lý.
Thông lệ 1: Các kỳ vọng phải luôn rõ ràng.
Các quản lý giỏi truyền đạt cho nhân viên trực tiếp của họ những điều khoản vô cùng trong sáng và dễ hiểu về nhiệm vụ, vai trò của họ. Nhân viên trực tiếp cần hiểu kỳ vọng của bạn đối với họ, bạn cũng cần hiểu họ kỳ vọng điều gì ở bạn.
4 lĩnh vực bạn cần có kỳ vọng rõ ràng:
1. Các vai trò. Bạn có nghĩa vụ giải thích cho nhân viên một cách rõ ràng nhất về công việc và kết quả công việc mà họ phải chịu trách nhiệm giải trình.
2. Các Giá trị cốt lõi. Bạn phải dạy cho người của mình các Giá trị cốt lõi của công ty để họ biết chính xác bạn mong đợi họ hành động như thế nào và có thể ra quyết định đúng đắn phù hợp với văn hóa của tổ chức khi bạn không có mặt.
3. Những Hòn đá. Chúng là những việc cần ưu tiên hàng quý. Quy trình đặt ra Những Hòn Đá:
- Bước 1: Chia sẻ các Mục tiêu hàng năm của công ty và những việc cần ưu tiên hàng Quý.
- Bước 2: Tạo một Danh sách vấn đề cho nhóm - các chủ đề liên quan đến chướng ngại vật, khó khăn, ý kiến,...
- Bước 3: Trong bối cảnh các Mục tiêu của công ty, "Những hòn đá" và Danh sách vấn đề, hãy hỏi các nhân viên trực tiếp của bạn: "Các bạn thấy đâu là những việc quan trọng nhất cần phải làm trong 90 ngày tới?".
- Bước 4: Làm cho chúng cụ thể, đo lường được, đạt tới được, thực tế và đúng lúc.
- Bước 5: Nhân viên của bạn đều phải biết rõ đâu là "Những Hòn Đá" của họ trong quý tới.
4. Các chỉ số đo lường. "Nhân viên coi trọng những gì quản lý kiểm tra". Nếu không có một con số, mọi người sẽ dùng hết năng lượng để (tỏ ra) bận rộn thay vì tập trung năng lượng vào các hoạt động thực sự tạo ra hiệu quả.
Khi đảm bảo được các kỳ vọng luôn rõ ràng, bạn sẽ hầu như không bao giờ phải sa thải bất kỳ ai không đạt được kỳ vọng. Thông thường họ sẽ tự động nghỉ việc vì nhận ra họ không thể đạt được những gì bạn mong đợi. Đây là hướng đi lành mạnh và công bằng nhất.
Thông lệ 2: Giao tiếp tốt. Sau đây là 4 phương pháp giúp các sếp giảm thói quen võ đoán và cải thiện triệt để khả năng giao tiếp:
1. Hai cảm xúc: Khi bạn không chắc chắn một người đang nghĩ gì, hãy hỏi: ''Nếu bạn có thể chia sẻ hai cảm xúc của bạn hiện tại, một tích cực và một tiêu cực, bạn sẽ nói gì? Nếu bạn chia sẻ hai cảm xúc của bạn, tôi cũng sẽ chia sẻ hai cảm xúc của tôi".
2. Tỷ lệ giữa câu hỏi và câu phát biểu: Bạn cần đảm bảo đoạn hội thoại có tỷ lệ 80/20, trong đó nhân viên của bạn nói 80% và bạn chỉ nói 20%. Hãy đặt câu hỏi thay vì đưa ra câu phát biểu. Hãy để họ trả lời những câu hỏi đó, họ sẽ trở nên độc lập hơn. Được nói càng nhiều, họ sẽ càng tự tin rằng họ có thể giải quyết các vấn đề của bản thân.
3. Tiếng vang. Trong trường hợp bạn nói cho nhân viên điều gì đó nhưng bạn không hoàn toàn chắc chắn họ có hiểu bạn hay không, hãy hỏi: "Anh có thể nhắc lại những gì tôi vừa nói với anh được không?"
4. Chúng ta thường cho rằng chúng ta đang giao tiếp rất hiệu quả, nhưng thực tế chưa chắc nhân viên của bạn đã nghe rõ và hiểu đúng. Vì vậy, đừng cứ thế cho rằng thông điệp của bạn đã được tiếp nhận một cách rõ ràng. Hãy hỏi "Bạn có thể nhắc lại những gì tôi nói được không?"
Thông lệ 3: Duy trì một tần suất họp phù hợp
Hãy tập trung tất cả mọi người trong nhóm trực tiếp của bạn lại với nhau mỗi tuần để họp trong 60-90 phút. Hãy đảm bảo sự đồng đều trong đối thoại tại các cuộc họp này. Mỗi người nên báo cáo các con số đo lường được và kết quả.
Trải nghiệm, khả năng chuyên môn, hiệu quả lao động và hành vi của mỗi nhân viên có thể khác nhau rất nhiều. Đối với hầu hết mọi người, việc họp đều đặn mỗi tuần có tác dụng giúp họ đi đúng đường lối. Hãy xác định một tần suất họp phù hợp để đảm bảo mỗi người nhận đủ sự chú ý của bạn và kết nối với nhau.
Thông lệ 4: "Đối thoại hàng quý"
Đây là một cuộc hội thoại thân mật để nói về điều gì phát huy tác dụng và điều gì không. Đây không phải là bản đánh giá hiệu quả làm việc. Cuộc đối thoại này cần diễn ra bên ngoài công ty, trong khi uống cafe hoặc dùng bữa, nhưng không bao giờ được diễn ra ở văn phòng - nơi đó quá trang trọng.
Đối thoại hàng quý phải tập trung xung quanh cái gọi là "5-5-5", là 5 Giá trị cốt lõi, 5 Hòn đá và 5 Vai trò. Mục tiêu là thảo luận điều gì phát huy tác dụng và điều gì không trong 3 lĩnh vực này.
Cuộc đối thoại nên diễn ra hàng quý vì các mối quan hệ bắt đầu trở nên hao mòn và các mục tiêu thường đi chệch quỹ đạo sau khoảng 90 ngày.
Thông lệ 5: Khen thưởng và Ghi nhận
Các nghiên cứu chỉ ra rằng sự thừa nhận là động lực khiến người ta làm việc chăm chỉ hơn so với khi động lực là tiền bạc.
1. Quy tắc 24 giờ: Luôn luôn đưa ra những phản hồi tích cực hoặc tiêu cực một cách nhanh chóng, lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ.
- Chờ lâu hơn khoảng thời gian này để đưa ra phản hồi tích cực sẽ làm giảm hiệu quả của nó. Phản hồi không còn có vẻ chân thành.
- Chờ đợi cho đến khi bạn có cả một danh sách để đưa ra phản hồi tiêu cực cũng không hiệu quả và khiến mọi người mang cảm giác oán hận và không thể thay đổi được hành vi.
2. Ghi nhận công khai và kín đáo: Luôn chỉ trích kín đáo và khen ngợi công khai. Đừng bao giờ nhầm lẫn giữa hai điều trên.
- Chỉ trích mọi người ở nơi công cộng sẽ phá hủy mức độ tin tưởng mà bạn và họ đã xây dựng cùng nhau, từ đó hủy hoại mối quan hệ của bạn.
- Khi khen ngợi ai đó, hãy luôn làm điều đó trước mặt càng nhiều người càng tốt.
3. Sếp và bạn bè: Duy trì một mối quan hệ thân thiện với nhân viên trực tiếp không có gì sai, nhưng bạn phải hiểu được ranh giới mỏng manh giữa quản lý và ngang hàng. Đừng bước qua ranh giới. Vì nếu bước qua, bạn sẽ không bao giờ là một quản lý tuyệt vời.
LUẬT BẤT QUÁ TAM
Thỉnh thoảng, cho dù bạn có tạo ra những kỳ vọng rõ ràng, truyền đạt hiệu quả, thực hiện Đối thoại hàng quý và đưa những phản hồi cả tích cực lẫn tiêu cực một cách nhanh chóng, bạn vẫn không đạt được kết quả gì. Nhân viên của bạn làm việc không hiệu quả nhưng không nhận thấy hoặc không thừa nhận điều đó. Dưới đây là cách giải quyết các vấn đề về hiệu quả lao động khi bạn đang nghĩ đến việc sa thải ai đó.
Bước 1: Gặp gỡ người đó, xác định (các) vấn đề và thống nhất những việc cần làm để sửa chữa. Cho nhân viên một tháng để giải quyết vấn đề và đặt ra mốc thời gian cho lần gặp mặt tiếp theo.
Bước 2: Gặp người đó một lần nữa và nhìn lại 30 ngày làm việc trước đó. Nếu họ không đạt kỳ vọng một lần nữa, hãy xác định rõ các vấn đề còn sót lại và thống nhất một kế hoạch để xử lý chúng. Cho họ thêm 30 ngày nữa và lên lịch cho cuộc hẹn tiếp theo.
Bước 3: Nếu vấn đề vẫn không được giải quyết trong lần gặp thứ 3, hãy sa thải họ. Trên thực tế, khi bạn áp dụng luật Bất quá tam một cách hiệu quả, hầu hết mọi người sẽ bỏ việc trước cuộc hẹn thứ 3. Họ sẽ rời đi vì họ không thể đáp ứng được những kỳ vọng mà bạn đã trình bày với họ rõ ràng.
⭐⭐⭐
Để trở thành một vị sếp tuyệt vời, với các công cụ và thông lệ trong quyển sách này, nghe có vẻ đơn giản nhưng thực ra cuộc hành trình này không hề dễ dàng. Bạn cần luyện tập liên tục để trở thành một vị sếp tuyệt vời. Sếp tốt không phải tự nhiên sinh ra, họ phát triển mà thành. Bây giờ, cuộc hành trình trở thành một vị sếp tuyệt vời của bạn bắt đầu. Chúc các bạn, một ngày nào đó không xa, nhân viên của bạn sẽ nói với bạn: "Anh/chị là vị sếp tuyệt vời nhất tôi được vinh dự làm việc cùng!".
Hãy mang danh hiệu "sếp" một cách tự hào. Bạn xứng đáng với nó!
-
Xem video trên Youtube: https://youtu.be/txao08ta7uE
Mua sách: https://shope.ee/9zRTaf9kW3
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét