[Dịch] Cách xử lý email văn phòng

DEALING WITH YOUR OFFICE EMAILS

XỬ LÝ EMAIL VĂN PHÒNG CỦA BẠN

Email đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta làm việc ngày nay. Email đem lại nhiều ích lợi, và nếu sử dụng tốt, nó có thể là một công cụ tuyệt vời để cải thiện hiệu suất công việc của bạn. Tuy nhiên, nếu quản lý không tốt, email có thể trở thành một thứ gây lãng phí thời gian quý báu. Thống kê chỉ ra rằng nhân viên văn phòng phải vật lộn với trung bình hơn 30 email một ngày. Dù bạn đã cố hết sức, những email không cần thiết và spam có thể làm rối tung ngay cả hộp thư ngăn nắp nhất và làm nhiễm vi-rút cho hệ thống máy tính của bạn. Sau đây chúng tôi sẽ đưa ra hướng dẫn để bạn có thể bảo vệ chính mình.

Thiếp lập ưu tiên cho thư được gửi đến

Nếu bạn thường xuyên phải đối mặt với số lượng lớn thư gửi đến, bạn cần phải đặt ra ưu tiên cho hộp thư của bạn để xác định những email nào là thực sự quan trọng. Nếu chúng rõ ràng là spam, bạn có thể xóa luôn không cần đọc. Sau đó làm theo các bước sau cho mỗi email:

• Kiểm tra xem email được gửi đến từ ai. Bạn có đang mong đợi hoặc hy vọng được nhận thông tin từ người gửi đó hay không? Họ mong chờ bạn phản hồi nhanh đến mức nào?
• Kiểm tra email đó là về điều gì. Vấn đề đó có khẩn cấp không? Nó có phải là một vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm của bạn không, hay nó cần được chuyển tiếp cho ai đó khác?
• Email đó đã được gửi tới hộp thư của bạn bao lâu rồi? Kiểm tra thời gian thư được gửi đến.

Việc lướt sơ qua như thế có thể giúp bạn xác định đâu là những email đòi hỏi sự chú ý kịp thời từ bạn. Những email khác có thể được giữ lại để đọc sau, vào một lúc khác thuận tiện hơn.

Trả lời theo giai đoạn

Khi đã thiết lập ưu tiên cho những email của bạn, bạn có thể trả lời chúng theo giai đoạn, đầu tiên là một bản tóm tắt và sau đó là một bản chi tiết hơn (follow up emails). Đây là lời khuyên điển hình khi phải xử lý những vấn đề phức tạp mà bạn không muốn đưa ra một câu trả lời vội vàng. Nếu bạn quyết định làm như vậy, hãy nói cho người nhận một ngày cụ thể mà bạn có thể quay trở lại với anh ấy /cô ấy và cố gắng thực hiện điều này bất cứ nơi đâu có thể.

*không biết dịch cụm wherever possible là gì luôn 😥😥

Một số email không phức tạp và chỉ đòi hỏi một câu trả lời ngắn gọn, do đó tốt nhất bạn nên trả lời chúng ngay lập tức. Ví dụ, nếu tất cả những gì bạn cần nói là "Được, tôi có thể tham gia cuộc họp lúc 10.00" hoặc "Cảm ơn, đó đúng là thông tin tôi cần", thì hãy trả lời luôn. Nếu bạn chưa thể trả lời hoặc chọn không trả lời ngay lúc đó, hãy cho người gửi biết bạn đã nhận được thư và sẽ phản hồi sớm nhất có thể.

🔺🔻🔺🔻🔺🔻🔺🔻🔺🔻🔺🔻🔺🔻

• unsolicited = not asked for
• Clutter up = fill a space in a disorderly way
• prioritize/prioritise (v) = to decide which of a group of things are the most important so that you can deal with them first
• acknowledgement (n) = a letter or email to say that you have received something that someone sent to you
• wherever possible = in any situation where something is possible = Everywhere and anywhere
• sphere (n) = a subject or area of knowledge, work, etc.
• A follow-up email is an email or sequence of emails sent in response to the actions of subscribers. It stimulates them to choose a paid plan instead of a free trial, set up a meeting for B2B, leave feedback, buy another product on an e-commerce website, etc